Roteiro de implantação

Siga as etapas na ordem. Cada uma indica o que fazer, por que nesta posição e onde está a explicação tela a tela. Você precisará de uma conta com a marcação Administrador para executar o roteiro — normalmente a conta inicial entregue com o sistema.

Etapa 1 — Cadastrar a unidade escolar

Onde: menu Sistema → Unidades Escolares — tela a tela em Configurações.

Cadastre a unidade (ou unidades) com nome, contato, endereço, dados de pessoa jurídica, os nomes de direção e as imagens de assinatura.

Por que primeiro: toda conta de usuário exige uma Unidade Padrão (o cadastro de usuários não conclui sem ela), e os documentos oficiais imprimem os dados e as assinaturas da unidade.

Etapa 2 — Configurações do sistema

Onde: menu Sistema → Configurações do Sistema — tela a tela em Configurações.

Defina o Nome da Escola, envie logotipo e ícone, anexe o PDF de Direitos e Obrigações do Aluno (se usado na matrícula) e revise as Regras de Resultado Acadêmico com a coordenação (em branco, valem os padrões: média 6,0 · 4 dependências · frequência 75%).

Por que agora: a identidade aparece em todas as telas e relatórios, e as regras de resultado devem estar corretas antes de qualquer lançamento de notas.

Etapa 3 — Ano letivo e catálogo acadêmico

Onde: menu Acadêmico — tela a tela em Catálogo acadêmico.

Cadastre, nesta ordem interna:

1. Ano letivo (com datas de início e fim) e os feriados — eles afetam o cálculo de dias letivos e frequência;
2. Níveis de escolaridade, cursos e séries/módulos;
3. Disciplinas e a grade de matérias de cada série;
4. Períodos de aulas (turnos) e salas;
5. Fórmulas de avaliação (como as médias são calculadas);
6. As turmas do ano.

Por que agora: a matrícula exige ano letivo e turma; notas e boletim exigem grade e fórmulas. Nada do dia a dia acadêmico funciona sem o catálogo.

:::info Regra do sistema Não é possível matricular sem um ano letivo cadastrado — e as turmas definem a capacidade usada no controle de vagas e na taxa de ocupação do painel executivo. :::

Etapa 4 — Permissões, perfis e usuários

Onde: menu Usuários — tela a tela em Usuários e permissões.

1. Rode Importar Permissões para garantir que o catálogo de permissões reflete todas as telas do sistema (faça backup antes — a importação também remove permissões de telas renomeadas).
2. Monte os Perfis de Acesso por função: Secretaria, Financeiro, Coordenação, Direção...
3. Crie os Usuários do Sistema para a equipe, vinculando cada um ao seu cadastro de funcionário (quando existir), com senha inicial, perfis e unidades.

Por que agora: com o catálogo acadêmico pronto, a equipe já pode entrar e trabalhar — cada um vendo apenas o que o seu perfil permite. A importação vem antes dos perfis porque a árvore de permissões dos perfis é construída a partir do catálogo.

Etapa 5 — Planos e formas de pagamento

Onde: menu Financeiro — tela a tela em Financeiro.

1. Preencha as Configurações de Pagamentos: quais meios ficam habilitados (boleto, cartão, Pix), multa e juros por atraso, limite de pagamento e o gateway de pagamentos (configurado na etapa 6).
2. Cadastre as tabelas de preços (planos): valor da mensalidade, número de parcelas, mês da primeira cobrança, dia de vencimento e taxa de matrícula.
3. Se a escola trabalha com descontos e parceiros, cadastre os tipos de desconto e convênios.

Por que agora: a matrícula exige um plano e a cobrança exige as configurações de pagamento — sem elas, o sistema não gera as mensalidades.

:::info Regra do sistema A geração de mensalidades é bloqueada quando falta o plano na matrícula, quando as configurações de pagamento não foram preenchidas, quando o valor da mensalidade é zero ou quando um desconto é igual ou maior que a mensalidade (um título nunca nasce com valor zero ou negativo). A taxa de matrícula exige um responsável financeiro cadastrado — ou o próprio aluno, se maior de idade. :::

Etapa 6 — Integrações (gateway e ERP)

Onde: menu Sistema → Integrações — tela a tela em Configurações.

1. Configure o gateway de pagamento escolhido (Asaas, Zoop ou Pagar.me) com as credenciais da conta da escola. No Asaas, o salvamento já importa as taxas do contrato.
2. Volte às Configurações de Pagamentos (etapa 5) e selecione esse gateway no campo Gateway de Pagamentos — é isso que o torna ativo.
3. Se a escola emite NFS-e por ERP, conecte o Bling ou a Conta Azul e, no caso do Bling, faça o mapeamento das formas de pagamento.

Por que agora: as credenciais dependem do credenciamento da escola junto ao gateway/ERP, que costuma correr em paralelo — mas a cobrança real só deve ser ligada depois que planos e configurações (etapa 5) estiverem revisados.

Etapa 7 — Primeiros cadastros

Onde: menu Pessoas e menu Acadêmico — tela a tela em Cadastros básicos e Matrículas.

1. Cadastre alunos, responsáveis e funcionários (os funcionários já podem ter sido criados na etapa 4, ao vincular usuários).
2. Faça as primeiras matrículas, escolhendo ano letivo, turma e plano.
3. Confira a geração das mensalidades e, se o gateway já estiver ativo, emita uma cobrança de teste em valor simbólico antes da carga completa.

Checklist final

• A equipe entra com as próprias contas e vê apenas as telas do seu perfil.
• Uma matrícula de teste foi concluída com plano e turma, e as mensalidades foram geradas.
• O painel executivo (Dashboard) mostra os números do ano letivo correto.
• Documentos de teste (boletim/declaração) saem com o nome da escola, diretores e assinaturas corretos.
• A senha da conta Administrador inicial foi trocada e guardada com segurança.