Contas a Receber
Onde: Financeiro → menu Contas a Receber → Contas a Receber
Quem pode usar: usuários administrativos com acesso a "Contas a Receber". Cada ação tem permissão própria — Consultar, Detalhar, Editar, Recebimento, Desconto Manual, Gerar Boleto, Enviar E-mail, Cancelar, Excluir, Recibo de Pagamento, entre outras (concedidas em Usuários e permissões). Botões de ações sem permissão nem aparecem na tela.
Para que serve
É a central de cobrança da escola: todas as cobranças dos responsáveis (matrículas, mensalidades e demais títulos) em um só lugar. Daqui você consulta, recebe, concede desconto, emite 2ª via de boleto, envia e-mail, copia o link de pagamento, cancela e emite recibo e NF-e.
A listagem
Texto da própria tela: "Matrículas e mensalidades cobradas dos responsáveis. Abra uma cobrança para receber, gerar boleto ou conceder desconto."
Filtros:
- Período de vencimento — por padrão o mês atual, com setas para mês anterior/seguinte e atalhos: Este mês, Esta semana, Este ano, Últimos 30 dias, Últimos 12 meses, Todos os períodos.
- Responsável — busca por nome.
- Busca — por descrição, responsável ou aluno.
- Abas de situação — Todas, Em aberto, Vencidas, Recebidas, Canceladas (com contadores).
Painel de totais (Em aberto, Vencido, Recebido, Total): considera o período, o responsável e a busca — a aba de situação recorta só a lista. Como avisa a própria tela, são valores originais da cobrança, sem multa, juros ou desconto.
Colunas: Vencimento (com "vence hoje" ou "N dias em atraso"), Cobrança (descrição + responsável e aluno), Valor (o valor atualizado de hoje; mostra o original quando difere e o selo "desconto concedido" quando há desconto manual), Situação (Pendente/Confirmado/Cancelado e o selo "NF-e emitida") e Ações.
Ações por linha: abrir a 2ª via do boleto, copiar o link de pagamento (cobranças pendentes) e abrir a cobrança.
Ações em lote (selecionando linhas): Imprimir boletos e Emitir NF-e ("Só entram as cobranças já pagas e ainda não exportadas. As demais são ignoradas e aparecem no relatório do processamento."). O botão Exportar gera o Excel da lista.
O detalhe da cobrança
Abra qualquer cobrança para ver:
- Cabeçalho — descrição, situação, dias em atraso, selo de NF-e e o número do título.
- Identificação — responsável (com link para o cadastro), aluno, vencimento e mês de referência (ou a data de recebimento, quando paga).
- Link de pagamento — campo com botão de copiar; texto da tela: "Envie ao responsável: ele paga por PIX, cartão ou boleto sem precisar de login." (veja O link de pagamento da família).
- Desconto manual — quando existe, um aviso mostra valor, prazo, se dispensa multa/juros, o motivo e quem concedeu.
- Tentativas de pagamento — todos os boletos, Pix, cartões e baixas registradas, com situação (Pendente, Confirmado, Cancelado, Estornado…), datas, valor e ações: abrir 2ª via, abrir Pix, ver comprovante de transferência, consultar situação no gateway e estornar/cancelar.
- Painel de valores — Valor original; Desconto (com a validade) ou "Desconto perdido" (riscado, quando o prazo passou); Multa e juros (com os percentuais); Taxas do gateway; e o Total a pagar hoje — "Valor calculado para hoje. Depois do vencimento ele muda com multa e juros."
- Divisão com parceiros — a fatia de cada parceiro nesta cobrança.
- Recebimento em conta — quando o dinheiro entra na conta da escola (agenda do gateway), parcela a parcela.
- Nota fiscal de serviço — os dados da NFS-e consultados no ERP, com botão para reconsultar.
Ações da barra do topo (variam com a situação):
| Ação | Quando aparece | O que faz |
|---|---|---|
| Gerar boleto | Pendente, sem boleto em aberto | Emite o boleto no gateway; ele passa a aparecer nas tentativas de pagamento |
| Enviar boleto por e-mail | Pendente, com boleto em aberto | Envia a cobrança para o e-mail do responsável |
| Registrar recebimento | Pendente | Abre a baixa manual (abaixo) |
| Recibo | Paga | Gera o recibo em PDF |
| Impressão do título | Paga e exportada ao ERP | Abre/baixa o PDF da venda no ERP (não é a NFS-e) |
| Desconto manual | Pendente (menu "…") | Abre a concessão de desconto (abaixo) |
| Editar condições | Pendente (menu "…") | Altera vencimento, desconto, multa e juros (abaixo) |
| Emitir NF-e | Paga e ainda não exportada (menu "…") | Exporta a cobrança ao ERP para faturamento |
| Cancelar cobrança | Pendente (menu "…") | Cancela o título (abaixo) |
| Excluir cobrança | Cancelada (menu "…") | Remove definitivamente o registro |
Registrar recebimento (baixa manual)
Para pagamentos que não passaram pelo link (cartão salvo ou transferência bancária):
- Abra a cobrança pendente e clique em Registrar recebimento.
- Confira o resumo: Valor Original, Multa (+), Juros (+), Desconto (−) e Valor Atualizado.
- Se for o caso, digite um valor de desconto — o Valor Atualizado e o percentual recalculam na hora. O desconto informado aqui tem precedência sobre qualquer outro desconto do título.
- Escolha a Forma de Pagamento:
- Cartão de Crédito — selecione um cartão salvo do responsável (ver Cartões); a cobrança é feita no gateway na hora.
- Transferência Bancária — informe a Data da transferência e anexe o Comprovante (obrigatório).
- Registre uma observação e clique em Receber.
O recebimento em dinheiro existe no sistema (aparece nas formas de pagamento dos relatórios), mas não é oferecido neste formulário. TODO: VALIDATE — confirme com o suporte o procedimento para baixa em dinheiro.
Mensagens de validação reais: "Selecione o Cartão de Crédito a ser utilizado", "Informe a data do pagamento", "Comprovante de pagamento deve ser anexado". Se a transação falhar: "Ocorreu um erro, a transação foi cancelada: (motivo)".
Desconto manual (concessão)
Use quando a família perdeu o desconto de pontualidade no vencimento (ou quando a escola decide conceder um desconto pontual) e vai pagar pelo link de pagamento. A concessão evita a prática antiga — e errada — de empurrar a data de vencimento, que falseava atraso, multa e relatórios.
O formulário mostra o raio-X do título: Valor Original, Desconto de Pontualidade (com "perdido em (data)" ou "válido até (data)"), Multa e Juros (+), Valor Atual — e, embaixo, o Valor a Cobrar recalculado conforme você digita.
| Campo | O que é | Obrigatório | Observações |
|---|---|---|---|
| Valor do Desconto | Quanto abater do título | Sim | Sugestão inicial: exatamente o desconto de pontualidade perdido. Deve ser maior que zero e menor que o valor do título |
| Válido Até | Prazo da concessão | Sim | Sugestão inicial: 3 dias. Texto da tela: "Pagando até esta data, vale o desconto. Depois dela o título volta ao valor cheio, com multa e juros desde o vencimento." Se o prazo cair em fim de semana/feriado, vale o próximo dia útil |
| Dispensar multa e juros até o prazo | Zera os encargos enquanto a concessão vale | Não | Vem marcado por padrão |
| Motivo | Justificativa da concessão | Sim | Até 500 caracteres; fica registrada com quem concedeu e quando |
Botões: Conceder desconto e, quando já existe concessão, Remover concessão ("O título volta a cobrar multa, juros e o valor sem desconto.").
:::info Regra do sistema
- Ordem de precedência do desconto: desconto digitado na baixa manual → desconto manual concedido (dentro do prazo) → desconto de pontualidade (até o vencimento).
- A concessão vence: depois do prazo, o título volta ao valor cheio com multa e juros contados do vencimento original — não da data da concessão.
- Boletos/Pix em aberto são cancelados ao conceder (foram emitidos com o valor antigo). A tela avisa: "Há N boleto(s)/PIX em aberto emitido(s) antes da concessão. Eles serão cancelados — o responsável precisa gerar um novo pelo link de pagamento para receber o desconto."
- O desconto de pontualidade original do título não é alterado — a auditoria de descontos continua conferindo o valor gravado contra a regra do convênio.
- No boleto novo, o desconto entra como desconto bancário com data-limite — o próprio banco aplica a regra. Nos gateways Asaas e Zoop isso funciona integralmente; em outros o comportamento pode variar — na dúvida, confirme com o suporte.
- Um acordo de pagamento nunca concede desconto manual nos títulos originais — são mecanismos separados.
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Exemplo numérico
Mensalidade de R$ 1.000,00 com desconto de pontualidade de R$ 450,00 perdido no vencimento, 10 dias de atraso, multa 2% e juros 1% a.m. (encargos de R$ 23,00 — veja o cálculo):
- Sem concessão, a família paga hoje: 1.000 + 23 = R$ 1.023,00.
- Concedendo R$ 450,00 até sexta-feira com dispensa de multa/juros: a família paga R$ 550,00 até o prazo.
- Se não pagar até o prazo: o título volta a R$ 1.023,00 e crescendo (juros seguem contando do vencimento original).
Mensagens reais de validação: "Só é possível conceder desconto em títulos pendentes.", "Informe um valor de desconto maior que zero", "O desconto tem que ser menor que o valor do título. Para isentar o valor integral, cancele a cobrança.", "O prazo do desconto não pode ser anterior a hoje".
Editar condições
Altera o vencimento, o desconto de pontualidade, a multa (%) e os juros (% ao mês) de uma cobrança pendente, além das observações. Textos de apoio da tela: o desconto de pontualidade "vale até esta data" (o vencimento); multa "uma vez, após vencer"; juros "proporcional aos dias".
:::info Regra do sistema
- Cobrança confirmada ou cancelada é registro fechado: a tela avisa "prazo, desconto e encargos não podem mais ser alterados — mexer neles mudaria o valor de um título já liquidado. Você ainda pode registrar observações." Ao salvar: "Observações salvas. As condições de cobrança não mudam em título confirmado/cancelado."
- Se houver boleto/Pix em aberto e você alterar vencimento, desconto, multa ou juros, eles são cancelados: "Cobrança atualizada. O boleto em aberto foi cancelado — o responsável deve gerar um novo pelo link de pagamento."
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Cancelar, estornar e excluir
- Cancelar cobrança (título pendente): cancela boletos/Pix em aberto — "o responsável não conseguirá mais pagar por eles. A cobrança fica registrada como cancelada." Se houver pagamento confirmado, o cancelamento estorna o valor no gateway — o dinheiro volta para o responsável. A confirmação exige a sua senha.
- Estornar um pagamento / cancelar um documento (numa linha das tentativas de pagamento): pagamento confirmado → "O valor de R$ X será estornado no gateway e volta para o responsável."; boleto/Pix pendente → "O documento deixa de ser pagável. Para cobrar de novo, gere um novo boleto/pix." Também exige senha. O estorno com efeito real no gateway está disponível nos gateways Asaas e Zoop; em outros o gateway pode recusar — a tela avisa: "O gateway não confirmou o cancelamento do (documento) já emitido (…)".
- Excluir cobrança: só para cobranças canceladas e sem pagamento. Mensagens reais: "Somente registros com status Cancelado podem ser excluídos" e "Item não pode ser excluído, há registros de pagamentos para essa parcela".
Recibo, NF-e e e-mail
- Recibo (PDF): apenas para título pago — "O recibo só está disponível para títulos com pagamento confirmado." Traz pagador, aluno, forma de pagamento, valores (multa, juros, desconto) e código de autenticação.
- Emitir NF-e: exporta a cobrança paga ao ERP (Conta Azul). Mensagens reais quando não é possível: "Só é possível emitir NF-e de cobranças pagas.", "Esta cobrança já foi exportada para o ERP.", "Nenhum ERP configurado ou ativo.", "Cobrança sem matrícula/plano — não há serviço a faturar.", "Serviço escolar sem código de serviço do ERP no catálogo — preencha os campos NFS-e no cadastro do serviço.", "A integração com a Conta Azul precisa ser reconectada (token expirado)." O painel "Nota fiscal de serviço" mostra número, RPS, competência, valor e transmissão da NFS-e; o PDF da NFS-e deve ser consultado no portal do ERP.
- Enviar boleto por e-mail: sucesso mostra "Boleto enviado para o e-mail do responsável."; falhas mostram "Falha no envio: (motivo)".
O link de pagamento da família
Cada cobrança pendente tem um link público de pagamento — copie pelo botão da listagem ou do detalhe e envie ao responsável (WhatsApp, e-mail). Não exige login. Copie sempre pelo botão do sistema: o link pode conter um código de segurança que valida o acesso.
O que a família vê no checkout:
- Resumo da cobrança — descrição e valor original; multa e juros (se em atraso); descontos — inclusive o "Desconto concedido pela escola — válido até (data)" quando há concessão manual; e o Total.
- Formas de pagamento — Boleto, Cartão de Crédito e PIX, conforme habilitados nas Configurações de pagamento. Quando o repasse de taxas está ligado, a taxa aparece ao lado de cada opção (ex.: "+ taxa de 3,50%") e o valor de cada forma já vem somado.
- Pagando — boleto: gera o documento para pagar no banco; Pix: exibe o QR Code; cartão: formulário de dados do cartão. Na taxa de matrícula originada de requerimento de vaga, o cartão oferece parcelamento em até o número de "Parcelas Matrícula" da tabela de preços, com os juros de cada opção exibidos.
:::info Regra do sistema O link só funciona para cobrança pendente — título pago ou cancelado mostra uma página de cobrança inválida. Se as condições do título mudarem (desconto manual, edição de vencimento), os documentos antigos são cancelados e o link passa a gerar um documento novo com o valor correto. :::
Problemas comuns
- "Nenhuma cobrança neste filtro" — troque o período, a situação ou a busca; lembre que o filtro de período é pelo vencimento.
- "Nenhum boleto para imprimir" (impressão em lote) — "As cobranças selecionadas não têm boleto emitido. Gere o boleto na cobrança e tente de novo."
- A família diz que o boleto não abre/valor errado — provavelmente o documento foi cancelado por uma alteração no título. Peça para ela usar o link de pagamento, que gera um documento novo.
- O pagamento foi feito mas o título segue pendente — na linha da transação, use Consultar situação no gateway para sincronizar. Se a transação não existir mais no gateway: "Transação ID (…) não localizada no Gateway (…)".
- Preciso desfazer uma baixa errada — estorne a transação confirmada (o valor volta ao responsável quando passou pelo gateway) e o título reabre como pendente.