Emissão oficial e livro de emissões
Emitir um histórico escolar no Codout.School é um ato registrado em cartório digital: cada documento recebe um número sequencial da unidade, um código de verificação pública e tem o PDF exato arquivado — a base da 2ª via fiel e da validação por quem recebe o documento.
O livro digital de emissões
Todo documento oficial emitido entra no Livro de Emissões da unidade escolar. Cada registro guarda:
- Número sequencial — contado por unidade escolar. Documentos oficiais (histórico, declarações) e boletins têm sequências separadas (os boletins são emitidos pela tela Gerar Boletins e entram no mesmo livro com numeração própria — veja Notas e boletim).
- Código de verificação — impresso no documento, junto com o endereço público de validação (veja Validação pública).
- Versão e status — Válido, Substituído (retificado por uma versão mais nova) ou Revogado.
- PDF arquivado com impressão digital — o arquivo exato entregue fica guardado em área privada, com uma "impressão digital" (código de integridade) que permite provar que uma cópia não foi adulterada.
- Quem emitiu e quando.
Os registros do livro têm guarda permanente — nunca são apagados.
Tela Histórico Escolar (hub de emissão)
Onde: menu lateral Acadêmico → menu Relatórios → Histórico Escolar.
Quem pode usar: usuários administrativos com a permissão Emissão de Histórico Escolar (ações específicas: Emitir Histórico, Declaração Provisória, 2ª Via, Revogar Emissão).
Para que serve
Buscar um aluno para abrir a trajetória ou emitir documentos, emitir históricos em lote por turma (fim de ano) e consultar o Livro de Emissões da Unidade, filtrado por ano.
Ações
| Ação | O que faz |
|---|---|
| Abrir Trajetória | Vai à aba Histórico Escolar do cadastro do aluno (veja Trajetória do aluno) |
| Emitir Histórico | Abre a conferência pré-emissão do histórico de conclusão |
| Parcial (Transferência) | Abre a conferência pré-emissão do histórico parcial de transferência |
| Emitir Lote (Conclusão / Transferência) | Emite os históricos de todos os alunos ativos da turma escolhida, num único PDF para impressão |
| 2ª via (impressora, no livro) | Reimprime o PDF arquivado da emissão |
| Revogar (no livro) | Invalida uma emissão feita por engano — exige o motivo |
A lista do livro mostra: número, aluno, documento (Conclusão, Transferência, Declaração Provisória de Transferência, Boletim, Declaração...), versão, status, quando/por quem foi emitido e o código de verificação com link para a página pública. Documentos de outros módulos também entram no mesmo livro (declarações de serviços escolares e contratos aceitos pelo portal da família).
Conferência pré-emissão
Antes de emitir, o sistema abre uma página de conferência: um checklist automático do que pode deixar o documento incompleto. Nada é gravado nessa etapa — a emissão só acontece no botão final.
O checklist aponta, em três níveis (grave, atenção e informativo), itens como:
- Nenhuma linha de trajetória vigente (o documento sairia sem anos cursados);
- Linhas em rascunho que não entram no documento;
- Linha com fotografia desatualizada (período reaberto após a geração — feche o período de novo antes de emitir);
- Lacunas de anos na trajetória (se houve reclassificação, registre o ato nas observações);
- Ano sem carga horária anual (campo legalmente obrigatório) ou disciplinas sem nota/conceito;
- Dados civis faltando no cadastro do aluno (data de nascimento, filiação/responsável, naturalidade, documento civil);
- Configuração da unidade incompleta (atos autorizativos, nome do diretor ou do secretário escolar — as assinaturas sairiam em branco). Esses dados ficam em Configurações.
A página também informa com quantos anos de trajetória e quantas observações o documento sairá, lista as emissões já realizadas para o aluno e oferece a opção "Omitir anos reprovados do documento" — prática adotada em redes estaduais: o ano reprovado sai do documento e a série repetida permanece pela linha aprovada.
Passo a passo — emitir o histórico de conclusão
- Abra Acadêmico → Relatórios → Histórico Escolar, busque o aluno e clique em Emitir Histórico (ou use os botões da aba Histórico Escolar do cadastro do aluno).
- Revise o checklist. Se houver pendências, prefira clicar em Corrigir pendências primeiro.
- Se for o caso, marque Omitir anos reprovados.
- Clique em Conferido — Emitir Documento. O PDF abre em nova aba, já com número do livro, código de verificação e endereço de validação impressos.
:::info Regra do sistema
- Nenhuma pendência bloqueia a emissão — documentos escolares não podem ser retidos (Lei nº 9.870/99, art. 6º). O checklist orienta, não trava. Pela mesma lei, não existe nenhuma condição financeira para emitir: débitos da família jamais impedem histórico, transferência ou declaração.
- Retificação: reemitir o mesmo tipo de documento para o aluno gera uma versão nova (v2, v3...) e marca a anterior como Substituída — a página pública de validação passa a informar a substituição. A troca só acontece depois que o PDF novo foi arquivado com sucesso; se a geração falhar, a via anterior continua válida (e o registro com falha é revogado automaticamente, sem deixar via "válida" sem arquivo).
- 2ª via é fiel: a reimpressão entrega exatamente o PDF arquivado da emissão — nunca remonta o documento, mesmo que os dados tenham mudado depois.
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Declaração provisória de transferência
Onde: aba Histórico Escolar do cadastro do aluno → botão Declaração Provisória.
Emissão imediata, para a família não sair da escola de mãos vazias: a escola de destino matricula o aluno com a declaração, e o histórico definitivo é expedido no prazo das normas do sistema de ensino (em geral, até 30 dias). O texto sai pronto, informando que o aluno está com a vida escolar regular e citando que a expedição independe de qualquer pendência (Lei nº 9.870/99, art. 6º). A declaração também entra no livro, com número e código de verificação próprios.
Emissão em lote (fim de ano)
No hub, escolha a turma e clique em Emitir Lote (Conclusão) ou Emitir Lote (Transferência):
- Todos os alunos ativos da turma saem num único PDF para impressão.
- Cada aluno entra no livro individualmente (número, código, versão e PDF arquivado próprios), com a mesma retificação automática da emissão individual.
- Um aluno com falha não derruba o lote: o registro dele é revogado automaticamente e o nome é informado ao final para tratamento individual.
- A geração pode levar alguns minutos.
Problemas comuns
- "Unidade emissora não encontrada — o aluno não tem matrícula e o usuário não tem unidade vinculada." — o aluno nunca teve matrícula e o seu usuário não está ligado a uma unidade escolar. Vincule a unidade ao usuário ou matricule o aluno.
- "Nenhuma matrícula ativa na turma." — a turma escolhida para o lote não tem alunos ativos.
- "Informe o motivo da revogação (fica registrado no livro)." — a revogação exige justificativa; ela fica gravada permanentemente no registro.
- Emiti com dado errado — corrija a trajetória/cadastro e reemita: a versão nova substitui a anterior. Se o documento não devia existir (aluno errado), use Revogar.
- O checklist aponta "snapshot DESATUALIZADO" — o período que gerou a linha foi reaberto. Feche-o novamente (veja Notas e boletim) e emita depois.
- Alterei a trajetória depois de emitir — o sistema avisa: a via entregue não muda. Reemita para manter o documento oficial consistente com os dados.