Encerramento do ano letivo
Onde: área Administração, tela Encerramento do Ano Letivo (endereço direto /administration/anos-letivos). TODO: VALIDATE — confirmar a entrada no menu.
Quem pode usar: perfis de administração. Consultar, simular, executar e reabrir são permissões separadas — dado o alcance da ação, restrinja a execução a pouquíssimas pessoas.
Para que serve
No Codout.School, o ano letivo encerra por decisão da escola, nunca por data: mesmo depois de 31 de dezembro ainda há trabalho do ano que passou (fechar etapa, emitir boletim, resolver pendência). Esta tela é o único lugar onde essa decisão é tomada. O "ano vigente" do sistema é sempre o menor ano letivo ainda não encerrado.
Encerrar um ano tem um efeito importante sobre as famílias: as matrículas daquele ano deixam de contar, e as famílias sem outra matrícula elegível perdem o acesso ao Portal da Família. Por isso o fluxo é em três passos: Simular → Conferir → Executar.
O que a tela mostra
Uma tabela com todos os anos letivos:
| Coluna | O que mostra |
|---|---|
| Ano letivo | O ano, com o selo vigente no ano atual do sistema |
| Período | As datas de início e fim |
| Estado | Aberto ou Encerrado |
| Encerrado por | Quem encerrou e quando |
| Ação | Simular encerramento (anos abertos) ou Reabrir (anos encerrados) |
Passo a passo
Passo 1 — Simular
- Na linha do ano aberto, clique em Simular encerramento.
- A simulação não altera nada — só calcula e mostra a prévia. A mensagem confirma quantas famílias seriam afetadas.
Passo 2 — Conferir a prévia
A prévia soma todas as unidades da escola (nunca só a sua) e mostra:
- o aviso de consequência: "As matrículas de ANO deixam de contar; famílias sem outra matrícula perdem o acesso ao portal";
- o número grande de famílias afetadas e o de alunos que ficam sem matrícula elegível em outro ano;
- avisos não bloqueantes, quando existem: etapa ainda aberta no ano ("o boletim dela pode não ter sido emitido") e etapa fechada com boletim não emitido. Encerrar mesmo assim é uma escolha válida da escola — nada disso trava o fluxo, mas convém resolver antes.
Passo 3 — Executar
- No campo de confirmação, digite o número de famílias afetadas mostrado na prévia.
- Clique em Encerrar ANO e confirme.
- O ano fica Encerrado, com registro de quem encerrou e quando. A mensagem final avisa: "A revogação de acesso das famílias sem outra matrícula elegível está sendo processada em segundo plano." — ou seja, os acessos caem nos minutos seguintes, sem travar a tela.
:::info Regra do sistema A confirmação pelo número é uma proteção real, não um teatro: na hora de executar, o sistema recalcula a prévia e compara com o número digitado. Se algo mudou entre a simulação e a execução (uma matrícula nova, um acesso revogado por outro caminho), a execução é recusada: "O número informado (X) não confere com o número atual de famílias afetadas (Y). Rode uma nova simulação e confira antes de encerrar." :::
:::info Regra do sistema Encerrar um ano já encerrado não faz nada ("O ano letivo ANO já está encerrado"), inclusive quando dois operadores tentam ao mesmo tempo — só o primeiro encerra. :::
Reabrir um ano encerrado
Encerrar errado acontece — por isso existe Reabrir:
- Na linha do ano encerrado, clique em Reabrir e confirme.
- As matrículas do ano voltam a contar a partir de agora.
:::info Regra do sistema A reabertura não devolve automaticamente os acessos ao portal revogados no encerramento — a mensagem da própria tela avisa: "vínculos revogados no encerramento não retornam sozinhos". Se alguma família precisa do acesso de volta, conceda-o novamente pela aba Portal da Família da matrícula (veja Matricular um aluno). :::
Problemas comuns
- "O ano letivo ANO já está encerrado — não há o que simular." — o ano escolhido já foi encerrado; se foi engano, use Reabrir.
- "O número informado (X) não confere com o número atual de famílias afetadas (Y)…" — o cenário mudou desde a simulação; simule de novo, confira o número novo e digite-o.
- "Confirme o número de famílias afetadas mostrado na simulação antes de encerrar." — o campo de confirmação ficou vazio.
- Famílias reclamando que perderam o acesso — é o efeito esperado do encerramento para quem não tem outra matrícula ativa; se a família tem matrícula no ano novo, o acesso permanece.